Officeファイルのセキュリティ対策

みなさんは、ファイルのセキュリティ対策をしていますか？
万一、メールの送付先を誤ってしまって、まったく関係のないところに契約書や企画書が送られてしまったり、電車の中にノートPCを置き忘れてしまったりしたらどうしますか？
こんなときのためにも、ファイルにパスワードをかけるなどのセキュリティ対策は必要です。
そこで、WPS Officeのファイルをパスワード設定して暗号化する方法をご紹介しましょう。

 

１．ファイル保存時に暗号化する方法

今回は、WPS Writer を使って説明します。
（WPS Presentation, WPS Spreadsheets の場合も設定方法は同じです）

 
（１）左上の青色で「WPS Writer」と書かれた横の▽印をクリックします。そうするとタブが出てきますので、「ファイル」―「名前を付けて保存」を選択します。

 
（２）右下の「暗号化」ボタンをクリックします。

 
（３）セキュリティ設定画面が表示されます。

①②のどちらか、もしくは両方にパスワードを入力し、「もう一度入力してください」には同じパスワードを再度入力して「OK」をクリックします。
①は、ファイルを開くことができるパスワードです。
①のみ設定した場合は、パスワードがわからないとファイルを開くことができません。開くことができれば、ファイルの編集もできます。
②は、ファイルを編集することができるパスワードです。
②のみ設定した場合は、パスワードなしでもファイルを開いて「読み取り専用」で閲覧はできますが、編集はできません。
つまり、①のパスワードでファイル閲覧の制限ができ、②のパスワードでファイル編集の制限ができるということです。なので、①②両方に異なるパスワードを設定するとより安全性は高まります。

 
（４）ファイル名を入力し、「保存」をクリックすると暗号化完了です。

 

２．暗号化タブを利用する方法

左上の青色で「WPS Writer」と書かれた横の▽印をクリックし、「ファイル」―「暗号化」を選択します。
前述の「１．ファイル保存時に暗号化する方法」の（３）以降と同じ手順で暗号化することができます。

ただし、この「暗号化」タブで設定する方法では、最終的にファイルを保存するまで暗号化は完了しないので注意しましょう。

 

３．ファイルの開き方

以下のような画面が表示されるので、パスワードを入力して復号化します。
（①か②の一方しか設定していない場合は、一方の表示のみです）

 

４．パスワードの文字と文字数について

設定するパスワードは「どのような文字がいいのか」「どのくらいの文字数にすべきか」が気になりませんか？
株式会社ディアイティの暗号化強度分析によれば、英文字の大文字小文字と数字と記号の組み合わせで、10桁以上だとかなり強いものになりますので、このような設定がおすすめです。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか？
このようにパスワードを設定して暗号化すると、セキュリティが大幅に向上します。
平成29年5月30日に改正された個人情報保護法が施行され、これまで法規制の対象外であった5,000人未満の中小規模の事業者にも、個人情報保護の規程が適用されるようになりました。また、近年、情報漏えい事件や事故が多く発生していることから、こちらも平成29年6月に、情報漏えい対策強化を促すために「営業秘密の保護・活用について」が公表され、電子データ等の情報セキュリティ対策が求められるようになりました。
重要書類等であっても、秘密であることがわかるように「秘」などと記載せず、パスワード等でセキュリティ対策をしないと情報管理が不十分とされ、情報流出させた者に責任を問えない事例も発生しています。
今後、電子データのセキュリティ強化を要請される機会も多くなるかと思いますので、今回のセキュリティ対策を是非お試しください。