名刺管理アプリ導入の際、考えるべき 3つのこと

ビジネスパーソンにはかかせない名刺。渡すことも、もらうことも日常的なことだろう。しかし、紙や表計算ソフト上での管理では、管理そのものが煩雑になったり、個人情報漏えいの元になる可能性があることから、ここ最近は名刺をデータ化して管理し、スマホでもいつでも名刺を見れるよう、名刺専用アプリを使う人が多くなってきた。
そんな中、名刺管理アプリの問題もいろいろ見えてきている。アプリを選択する時点で一歩間違えたらあとで後悔することになることもあるようだ。

名刺管理アプリには、利用を始めると、どんどん名刺を取り込めるためあっという間に手離せなくなる。ビジネスパーソンにとって、とても便利なツールだ。
自分に合うアプリを使っているのであれば問題はないが、使い勝手がよくないと感じた場合、また別のアプリをインストールし、データを新たなアプリに移行する手間が発生する。そういった移行作業をする暇がないユーザーは、そのまま我慢してアプリを使い続けるしかない。
しかしユーザー側の都合ではなく、アプリ側に問題があった場合、アプリそのものを変更せざるをえなくなるということに注意が必要だ。
特に、人力による入力で名刺を入力する形態のサービスだと、下記のような潜在的問題点があるようだ。

1.情報漏えいの恐れ

人力データ入力とは、人が名刺登録の作業を、ユーザーの代わりにやってくれるというサービスなので、単純に機械で処理してからサーバーに保存されるデータより情報が漏洩してしまう可能性が高い。なぜかというと、サーバー上のデータは基本的に暗号化処理をされていて、数人しかいないサービス提供企業内部のシステム担当者が悪意でデータを取り出したり、ハッカーに攻撃されたりさえしなければ安全である。一方人力データ入力の場合、外部のデータセンターに請負しなくても、データ処理の必要な人数が倍になり、情報が漏れる可能性もその分高くなる。
日本国内のデータセンターでやれば問題がないと思われがちだが、データをほしがる競合企業にとって、不正を行っている業者からデータを買い取ることも簡単。もちろんそこで働く人は雇用時に機密保持契約を交わしているだろうし、個人情報を大量に扱う企業は、プライバシーマークの取得など個人情報保護には力を入れていることが最近は多く見られるようになってきた。端末にＵＳＢを刺しても反応しないように設定している企業も多々ある。しかし、昨年はまさか？！と思うような大企業で内部犯行による個人情報漏えい事件が発生した。実のところ、人力データ入力など個人情報を大量に扱う場合、その業務に携わる人それぞれのモラルに頼ってしまっているケースも多々あると推測される。他の施策として、一枚の名刺データを分割して複数の作業員で処理する方法もあるが、それもデータを不正で取り出すことをしにくくするものだけで、根本から問題を解決することができるわけではない。

2.膨大なコストなどでサービス自体が中止してしまう

つい最近、とある人力データ入力をベースとして名刺管理アプリがサービス停止のお知らせを出した。
運営会社もそれなり大きなところで、アプリ市場のカテゴリーランキングでもそこそこ上位に入っていたにもかかわらず、なぜいきなり廃業になったのか。恐らく人力データ入力という仕組みにかかるコストが高いため、アプリの収益化が困難であるというのがその原因だろう。前述の通り、情報漏えいが発生しづらく、正確な人力データ入力を行うには、１枚毎の名刺入力作業を作業員1人ずつにわけて処理するのではなく、社名、部署、役職、氏名、住所、電話番号など、名刺に記載されている項目毎に分けて「この人は社名をひたすら入力する人」というふうに複数の人員で処理することになり、人件費が高くなる傾向がある（特にデータセンターを日本国内に置く場合や完全に自社で行う場合）。また名刺をある程度、システムで認識して切り取るためのシステム開発費用ももう一つのコストといえるだろう。そのわりに業者側で得られる収益はさほど多くない。そのため、サービス自体の使用感が悪くなくても、マネタイズできない状態で続けてきた事業を2・3年後にやめてしまうことは意外なことでもないだろうし、的確な経営判断といえるのではないだろうか。それでは一体、どうすればサービスを選ぶ前に、そのサービスが安全かつ永続的に利用し続けられるサービスであることを判断できるのだろうか？

以下、3つの対策をすると、「後悔する」確率が低くなりそうだ

1.人力データ入力の具体的な<作業の流れや情報の取扱い、そして運営会社を詳しく調査してからサービスに加入する

どうしても人力によるデータ入力の正確さを追求したいなら、利用を開始する前には運営会社のことを詳しくリサーチしてからのほうがよいだろう。
しかし、人力データ入力はどのように行われているか、その詳細を公表する義務が企業にもなく、むしろ企業側からしてもノウハウ教えたくない機密事項であったりして、一般ユーザーには知られることが難しいことがほとんどかもしれない。
運営会社がこれからサービスを継続的に提供する資金力を持っているかというのも要チェック。但し今回サービス停止になった会社はIT業界最大手の一つの傘下企業なのでこれも何ともいえない。それだけ名刺管理サービスで人力データ入力に頼っているものは、マネタイズが困難だということだろう。

「この会社がやっていけるか」というのを判断するには、企業の規模感ではなく、事業または製品の多様化・多角化（つまり一つの事業がだめになっていても、会社が存続することができ、ユーザーがその会社に損害賠償を請求することができること）や、グローバル展開していないか（複数の国でサービスを提供する場合、例えば日本での展開が全くうまくいけなくても、ほかの国では収益が取れれば、事業自体が廃止することはない）などで分析する必要がある。

2.人力データ入力が入らない自動認識機能付きのアプリを利用する

実は、人力のデータ入力が要らない名刺管理アプリも存在しています。使い方は人力のものと同じく、名刺をスマートフォンのカメラで撮影して登録すること。但し、その後データが人力作業業者には行かずに、端末で自動で認識され登録される。これは、いわゆるOCR（光学文字認識）技術により実現されるもので、人力データ入力と違い、撮影するとデータがすぐに登録・反映されて使えるようになるというメリットも。機械での認識だから、若干部分的に誤認識が発生することもあるが、すぐに自分で修正できるため、正確なデータをより早く入手することができる。

3.バックアップがまめに取れるサービスを選ぶ

今回サービス停止になった製品では、これまで名刺をクラウドへ保存することができていたが、ダウンロードすることができなかったらしい。そして今回サービス停止になり、データダウンロードをできるようにされたようだが、バックアップを取ろうとするユーザーからのアクセスが集中し、データベースにアクセスできなくなってしまう事態が発生しているようだ。
どんなに強い会社だとしても、倒産・サービス停止を予想するのは至難の業。万が一に備えて、いつでもバックアップが取れる製品を選んだほうがよいだろう。
以上、人力データ入力に基づく名刺管理サービスのワナとその対策について説明させていただいたが、名刺はビジネスにおいて、大切な資産であると同時にとても重要な個人情報でもある。しっかりと守らなくてはならない。

結論として、「名刺」というものは、そもそも記載内容が少なく、フォントやレイアウトもデータ化し、処理しやすい。このような小さい紙のデータ化をわざわざ大金をかけて人力で処理させるという作業工程自体が、機械の認識精度が日々改善されていく近い将来では消えていくと考えてもいい。
いずれにせよ自動処理がこれからのトレンド。その時代が完全に到来してからよりは、今から既にOCRなどの技術や経験、実績を積んでいるサービスを選んだほうが無難ではないだろうか。